ما هي أفضل طرق إدارة الاجتماعات لتكون محترف

4 أشهر منذ

كريم احمد الحسيني

ما هي أفضل طرق إدارة الإجتماعات وكيف يمكن إدارتها ويكون اجتماع نجاح، هي أسئلة تدور في ذهن كل مُلقي ومدير في أوقات الاجتماعات، وتكون مشكلة للبعض لمن يعاني من الرهاب الاجتماعي، بالتالي من موقع لحظات نيوز نعرض لكم ما هي أفضل الطرق الممكن اتباعها لعمل اجتماع ناجح.

ما هي أفضل طرق إدارة الاجتماعات لتكون محترف

ليس كل مدير محترف وليس كل محترف مدير، وتوجد بعض المراحل التي يتم اتباعها قبل البدء بالاجتماع، وهذه الطرق والمراحل تكون كالتالي:

1- مرحلة ما قبل الاجتماع

تضم هذه المرحلة عدة نقاط ينظمها القائمين على الاجتماع، وهذه النقاط تكون على النحو الآتي:

تحديد نوع الاجتماع: يختلف الحديث عن موضوع الاجتماع فمنها يكون عن اتخاذ قرارات جديدة وأخرى عن تعديل الشروط أو التنبيه لشيء معين.
تحديد الحضور: يجب أن يكون الحضور له صلة كبيرة من حيث مضمون الموضوع، لأن الزيادة لن تفيد إلا ضياع مزيد من الوقت دون فائدة.
تحديد جدول الأعمال: عمل جدول يتضمن خطة معينة يهيئ للملقي السهولة وعدم إيجاد صعوبة والانتهاء من الاجتماع بوقت أسرع.

2- مرحلة أثناء الاجتماع

توجد بعض القواعد التي على المتواجدين في الاجتماع اتباعها، وهي كالتالي:

توضيح جدول الأعمال: يجب أن يعرف الجميع سبب اجتماعهم وما النتائج المتوقعة من هذا الاجتماع، كما يُمثل جدول الأعمال بوصلة للمحادثة، بحيث يُمكن العودة لمسار الاجتماع الصحيح إن حدث وانحراف مسار النقاش عن الأصل.
الالتزام بالمواعيد: إذ يجب أن يبدأ الاجتماع في ساعة محددة والانتهاء عند المتفق عليه، لأن التأخير يستنزف طاقة الحاضرين ويجعل نسبة التركيز والاستيعاب أقل.
الختم بخطة عمل: في ختام الاجتماع يجب أن يتم مناقشة الموضوع باختصار بين الحاضرين وتحديد ما سيتم عمله بعد الخروج من القاعة.

3- مرحلة ما بعد الاجتماع

في هذه المرحلة عدة أمور مهمة يفضل اتباعها بعد الانتهاء من الاجتماع، وهي تتمثل فيما يلي:

توثيق مجريات الاجتماع: يتم من خلال كتابة عناصر وملاحظات تم إلقائها سواء من المدير أو فكرة خرجت من أحد الحاضرين للاستفادة منها فيما بعد.
التواجد بعد الاجتماع: من الضروري البقاء على تواصل بين العاملين ومديرهم وسؤاله عن كل شيء لم يتم فهمه في الاجتماع لضمان سير الخطة على أكمل وجه.
متابعة الأداء: هذه المهمة تتم من خلال المدير نفسه أو أحد المسؤولين عن الموظفين، وفيه يتابع عمل العاملين والتأكد لفهمهم من الفكرة التي قام عليها الاجتماع.

ما هي أنواع الاجتماعات

يوجد فرق كبير بين أنواع الاجتماعات من حيث الموضوع الي سيتم التحدث عنه، وهذه الأنواع مثل الآتي:

اجتماعات تحديث الحالة: الهدف منه هو معالجة أي مشكلة في الاتصال ولكنه قد يسبب ضياع وقت لذا تلجأ الشركة لهذا النوع من الاجتماع لحلها.
اجتماع إنشاء فكرة: الهدف من هذا الاجتماع تجميع أكبر قدر من المعلومات التي يمكن تطبيقها لمنفعة الشركة، والتي تعتبر من الاجتماعات التي تأخذ مدة أطول للتوصل إلى القرار والفكرة المثالية.
اجتماع حل المشكلات: يعتمد هذا الفريق على المدير والحاضرين سويًا، لأن الشركة قد تمر في بعض الأوقات ببعض المشاكل سواء مع عميل مهم أو مشاكل مالية وغيره، فـ يتم الاجتماع للوصول إلى حل بسيط للتخلص منها.

كيفية إدارة الاجتماعات

هناك بعض الأسس التي يجب على المسؤول عن الاجتماع اتباعها للوصول إلى الهدف منه دون حدوث أخطاء وموانع، وهي كالتالي:

عليك أن تكون مستعدًا وأن تقوم بالتحضير الجيد للاجتماع قبل انعقاده وهذا عن طريق تنظيم الخطط والمواضيع التي سيتم ذكرها ومناقشتها.
عدم عقد اجتماع إلا إذا تواجد بالفعل موضوع يستحق الكلام والنقاش عنه.
تحديد من سيحضر في الاجتماع وعدم دعوة الموظفين بطريقة عشوائية.
عدم استبعاد أي شخص من الاجتماع ووضع الشروط اللازمة قبل البدء فيه، لأن هذا الشخص يمكن أن تصدر منه فكرة تغيير مسار الشركة للأفضل.
عدم تضييع الوقت بكلام فارغ والاختصار المفيد قدر المستطاع.

تصنف الاجتماعات من أهم ما تقوم به الشركة أو مكان العمل بشكل عام من فترة لأخرى، وفيه يكون المدير أو المسؤول عن العاملين أقرب لهم مما يجعلهم منجزين أكثر للعمل وعرض أفكار جديدة ومميزة.