انواع مستندات الأعمال وأمثلة عليها

3 أشهر منذ

Kero Elbadry

انواع مستندات الأعمال متعددة في الواقع، والمستندات بشكل عام ترتبط ارتباطاً وثيقاً بالأعمال ويتم تسجيل كل أنشطة العمل بها وهذه المستندات متنوعة منها ما يشمل المعاملات المالية ومنها ما يشمل تسجيل البيانات الخاصة بالموظفين والعملاء وتسجيل محاضر الاجتماعات والتوظيف وغيره ومن خلال موقع لحظات نيوز سنعرف لكم أنواع المستندات.

أنواع المستندات

تتعدد أنواع المستندات التي يكون وجودها مهم وضروري في كل الأعمال فتنقسم تلك المستندات كالتالي:

1- مستندات الأعمال

تلك المستندات يتم فيها تقييم الأعمال من جميع الجوانب فهي تساعد على اتخاذ القرارات المناسبة لمعرفة البيانات اللازمة والمطلوبة وتشمل تلك المستندات الرسوم البيانية وأرقام المبيعات كما يتم تسجيل بيانات العملاء الجدد أو حتى الشركات المنافسة وغيرها من أنواع البيانات المختلفة، وهي من أكثر أنواع المستندات شيوعًا.

شاهد أيضًا: ما هي المستندات المطلوبة لطلب استقدام الزوجة للسعودية

2- مستندات التوظيف

أي عمل يحتاج لموظفين حتى يسير هذا العمل بشكل صحيح وتعمل المستندات على المساهمة في نجاح العمل فيتم تسجيل بيانات الموظفين والتوقيعات اللازمة، ويتم تسجيل شروط القبول في الوظيفة والوصف العام لطبيعة العمل ويتم توضيح الالتزامات الواجبة تجاه الشركة، كما انها تشمل المصلحة العامة للشركة والموظفين،

3- مستندات الشركات

تشمل مستندات الشركة المستندات القانونية فيتم تحديد العمل التجاري الذي تقوم به تلك الشركة واللوائح الداخلية والخارجية ولكي يتم توضيح اللوائح للشركة او المؤسسة يتم وضع قواعد ملخصة في مستندات والذي يتحكم في ذلك هي الشركة حتى تجعل الحركة العمالية أكثر سهولة، ويتم استخدامها في الإجراءات القانونية الخاصة بالفرد أو المجموعة، وهي من صور وأنواع المستندات غير الشائعة بصورة كبيرة،

4- مستندات الاجتماعات

بعد فترة من ممارسة العمل تقوم كل الشركات بإعداد اجتماعات وهنا تظهر أهمية مستندات الاجتماعات، حيث يتم الاطلاع على الاجتماعات السابقة منها والاتفاقيات التي تمت من قبل، والقرارات التي تم اتخاذها والمناقشات وعدد الحاضرين، وتحديد الموضوعات الهامة التي يجب مناقشاتها والتي تمت مناقشتها سابقاً والقرارات التي تم اتخاذها.

شاهد أيضًا: أنواع الفيروسات في الحاسوب

أمثلة على مستندات الأعمال

يقوم أحد الأطراف بتقديم تلك المستندات وتسليمها من طرف إلى طرف آخر وتسمى تلك العملية بالمعاملة، حيث ان هناك مستندات يتم تقديمها على شكل فواتير إلى العميل كما يمكن أن تقدم عن طريق الأوراق أو عن طريق البريد إلكتروني ومن أمثلة تلك المستندات كالتالي:

1- الفاتورة

عندما تقوم بعملية البيع أو الشراء فأنك ستتعامل بالمعاملات الائتمانية والتي من خلالها تقوم بتسجيل كل عملية أنت قمت بفعلها وهذا بمثابة وثيقة لك كي تضمن بها حقوقك فعندما ترغب في شراء سلعة محددة أو تقوم ببيعها فأنت تفعل ذلك عن طريق عملية الائتمان،

2- الإيصال

في تعاملاتك المالية احتفظ بالإيصال الذي تأخذه فهو دليل يثبت إجراء عملية الدفع التي قمت بها، وغالبًا ما تقوم المؤسسة بإخراجه لك سواء كنت تاجر أو مشتري فهذا سيثبت إتمامك للمعاملة المالية،

3- القسيمة

يتم التعامل مع القسيمة من جانب البنك حتى يتم ضمان الحقوق النقدية فهناك ثلاثة أطراف داخل تلك المعاملة البنك والمشتري والبائع أو يمكن أن تكون من خلال طرفين فقط وذلك إذا كنت تتعامل في عملية البيع والشراء مع البنك مباشرة.

قد تم عرض مستندات الأعمال وأنواعها والتي يتباين دورها في حياتنا اليومية، فهي تسهل علينا الكثير والكثير وتعد بمثابة ضمان للحقوق وتسجيل لكل البيانات والإجراءات واللوائح والقوانين التي يلتزم بها الجميع.